电子档案的利用特点(如何正确处理电子档案与纸质档案的关系)

电子档案的利用特点

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的利用特点有：信息的非人工识读性；信息存储的高密度性；信息与载体之间的可分离性；多种信息媒体的继承性；系统依赖性。

如何正确处理电子档案与纸质档案的关系

如何正确处理电子档案与纸质档案的关系

一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来有我为大家整理出如何正确处理电子档案与纸质档案的关系，希望大家喜欢！

如何正确处理电子档案与纸质档案的关系

1、档案利用的价值，在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的.需用求形式上。纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。正是如此，纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性，而具有法律凭证的作用。电子档案利用需用求的原始属性，其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实现；由于电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。

2、无论是电子档案还是纸质档案其目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供服务的。电子档案利用与纸质档案利用的需求，受其自身的职业、素质和爱好等的不同而显现出千差万别。因此，档案利用需求的社会性，体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用需求的社会作用，在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中，电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作提供了借鉴。

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电子档案与纸质档案的区别

电子档案与纸质档案的区别

电子档案与纸质档案的区别到底是什么呢?下面我就带大家了解一下!

根据“中国人民档案法”的解释，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人直接参与社会实践，已经保持了各种形式的活动，形成的历史价值记录。它是人们社会实践的文件，而且是有意识保存的。该文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是满足信息资源的使用，为社会有需要的人士创建更多的物质和精神文化财富。因此说：档案是人类记忆的基础，是连接人类生活的发展。随着电子档案的兴起，传统的档案管理受到冲击和质疑。有人甚至认为，在电子档案兴起的今天。我们完全没有必要再去研究纸质档案，因为未来的档案世界，将会是电子档案的天下。的确，随着网络信息技术的发展，文件信息的使用，无论其内容和方式方法都发生了巨大的变化。那么，这是否意味着对纸质档案的研究就已完全失去意义了呢?对此，本人谈一点自己的看法：

一、电子档案与纸质档案在管理上的区别

所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案。所谓电子档案就是利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质(如磁盘、磁带、光盘)上的档案。作为高技术产物的电子档案，在今天越来越引起人们的关注和重视，但对有着悠久历史传统，且至今仍广泛流传着纸质档案也始终是人们关注的一个焦点。具体而言如下：

1、在档案收集归档上的区别

纸质档案的收集是文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，将其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门。电子档案的接收工作比纸质档案较为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，通过网络归档、移交。

电子档案的归档时间与传统档案不同，纸质的归档时间一般分为两类;一是文件形式后第二年上半年归档，主要运用于行政文件;二是项目结束后归档，主要用于科技文件。电子文件则必须在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记。纸质文件的归档是非常直观的，易于辨认的。

2、在档案鉴定工作上的区别

纸质档案的价值鉴定，往往要进行多次，即分为资格审查、确定生存期和价值复审三个阶段。文件在归档前的价值鉴定即资格审查、是逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限，归档后档案的价值鉴定即价值复审。论文大全。电子文件的鉴定必须在文件形成之初就开始进行，电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定都是对其保存价值的判断和预测，所不同的是电子档案的判断过程要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析，因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，所以，电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定的原则、标准、方法与纸质档案大体相同，只是保管期限不完全适用于电子档案，技术鉴定包括可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。

3、在档案分类、整理过程上的区别

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，实体整理是对文件实体分门别类，实现馆(室)藏排列的有序化。纸质文件管理中，实体整理的结果与调阅查询直接相关。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理;电子文件的实体整理也仅指对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的.简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

4、在档案保管上的区别

纸质档案的保护性管理是指档案的库房管理，它是档案整个管理工作的基础。传统档案的存储对象是纸张、磁带、胶卷等物理载体，这些载体存储信息量少，占用空间大，其库房管理要求有适宜的库房温湿度：温度14度至20度;相对湿度应在百分之五十至百分之六十之间和有效的防护措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"。论文大全。电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。

5、电子档案与纸质档案在利用方法上的区别

(1)、档案利用需求方式的差异

纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案室检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。论文大全。纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案。

(2)、档案利用需求载体的差异

从档案利用需求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而独立存在。人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离。

电子档案利用的需求途径，借助了中间媒介物——电子计算机与网络，档案利用信息传播的途径显多元化。纸质档案的文字有个人字迹特征，有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，利用途径通过提供档案原件，提供档案副本或复制品，提供档案信息加工品满足有关档案用户的利用需要，使档案信息的利用上不受时间和空间的限制，可以利用进入网络的开放档案，电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等。

二、电子档案与纸质档案的特点

电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;它可以直接由计算机等现代办公设备迅速的处理和传递;电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响;而且保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

纸质档案的特点是：信息与载体的依附性、档案信息的原始凭证性、信息存储介质的耐久性。所以，作为两种介质的档案，纸质档案与电子有着诸多的不同，比如：纸质档案具有稳定、不积极、静态、永久、固定的特点;而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的特点。

三、正确处理好电子档案与纸质档案的关系

目前，电子档案与纸质档案并存的局面已经形成，对电子档案和纸质档案进行共同管理，对档案界来说是一个新的课题。

两种不同载体的档案有着各自的特点。既有相对性和独立性，又有统一性，我们的具体的实际工作卡。既要坚持档案管理的基本原则，又不至于将纸质档案的理论、方法生硬的套搬于电子档案。基于这样的出发点，我们随着科学技术的发展，创建电子的档案管理理论、方法和技术，不盲目地仅仅是将纸质档案制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费，这样才有可能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，搞好电子档案的管理，又能正确地对待纸质档案，使其继续发挥应有的作用。只有使二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。

目前，我国计算机的普及利用呈上升趋势，计算机处理汉字之取代传统打字方法，利用电子文件产生纸质文件相当普及。办公自动化、自信自动化正在迅速发展，所以，电子文件取代纸质文件已是大势所趋，但是根据目前电子档案管理的技术和实际发展来看，在一定时期内，电子档案和纸质档案还继续并存。

所谓电子档案与纸质档案并存。就是指在同一个档案馆(室)内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时期内。既要保存电子档案，又要保存纸质档案，就是在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存。继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性，或是把一些利用频繁需要传输联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

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浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题论文

浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题论文

在现今企业的管理中，电子档案管理系统的引用，以及大型、高效电子仪器的使用，使企业档案管理由纸质化存储管理向电子化存储管理转变，企业档案实现电子化变成了现实。只有明确电子档案的形成过程和在企业中的利用途径，剖析电子档案在企业发展中存在的问题，并试着解决这些问题，才能促进应用电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。

一、企业电子档案的形成与利用

(一)档案信息数字化

数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。

(二)电子档案管理系统

电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。

(三)实现档案纸质化向电子化的转变

在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的.图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。

(四)电子档案的存储与利用

电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。

对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。

二、电子档案在企业档案管理中存在的问题

(一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应

历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。

(二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视

很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和公司安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的。正是由于领导的不重视和部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。

(三)企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责

很多企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，档案管理人员的水平低下和频繁更替也造成了档案管理的断档。此外，相当一部分的企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。

(四)企业的档案管理的信息化建设滞后

首先，个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。其次，在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。还有的企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。最后，电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

三、推进电子档案在企业中加快发展的办法

(一)提高档案队伍的知识水平和管理水平，稳定档案管理队伍的结构

各企业应加强企业档案管理队伍的知识水平，通过不间断的培训和专业技术人才的引进来加强档案队伍整体技术水平和管理水平，并在企业内部建立健全档案管理培训制度和管理体系，保证档案管理人员的稳定性，促进档案管理队伍的建设。其中岗位培训是提高其素质的最主要途径，培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。

(二)加快档案信息化的建设，促进电子档案的发展

电子档案的发展离不开档案信息化的支持，只有不断开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动通过计算机网络为用户提供服务，并促进电子档案在企业中的利用和发展，才能充分发挥电子档案在企业中的重要作用。

(三)提高对档案工作的重视，推进电子档案的应用

企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。只有不断的提高企业领导对档案工作的重视程度，才能使档案工作在企业发展中得以快速、健康的发展。

(四)加大电子档案优点的宣传力度，普及电子档案的知识

只有在实际档案工作中，充分体会到电子档案的便利和快捷，才能促进电子档案的发展。电子档案的优点毋庸置疑，但不是人人都意识到，只有在工作中加大其的使用和宣传力度，普及电子档案的知识，使公众认识到电子档案的优点，才会有更多地人选择使用电子档案。

综上所述，电子档案在企业发展中将发挥出巨大的作用，只有不断加强电子档案的建设，提高电子档案在企业中的应用和普及程度，才能促进电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。

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