随着人工智能技术、物联网技术的不断发展,许多信息化应用也得到了广泛应用,企业和个人向互联网转型的速度加快,因此保障信息的安全、推进信息技术的应用、规划信息系统战略显得尤为重要。为了保证信息安全、完整、保密,授权决策体系应运而生。授权决策体系作为企业信息化安全的一种保障机制,具有非常重要的意义。授权决策体系是指以授权、身份验证、审批流程和安全策略等环节为基础,构建一套涵盖了所有授权决策过程的安全管理体系。
授权决策体系包括
授权的概念
授权是指将系统、应用、功能和数据等资源分配给用户或角色,使得用户或角色能够拥有特定的权限执行操作,保证了系统的安全性和合规性。
身份验证的概念
身份验证是指根据用户名和密码等信息,确认使用该系统或应用的用户身份是否合法。身份验证可以通过多种方式实现,如用户ID和密码、指纹识别、面部识别等。
审批流程的概念
审批流程是指在授权过程中,需要完成特定任务或通过特定的流程后才能进行下一步操作的规则和流程。例如,用户想要在系统中进行修改,需要向管理员提交一个表单进行审核,只有当管理员审批通过后,用户才能进行修改。
安全策略的概念
安全策略是指为了保证系统和数据的安全而进行的一系列措施,包括防火墙、加密技术、访问控制、身份认证等。安全策略的实施可以保障系统的安全性,为企业和用户提供更好的信息服务。
授权决策体系的意义
授权决策体系是指由授权、身份验证、审批流程、安全策略等多个环节组成的一套完整的系统,其意义在于:
1.保障信息安全和数据完整性
授权决策体系可以大大提高信息和数据的安全性和完整性,确保关键数据不会被非法获取或篡改。
2.提高企业管理效率
授权决策体系可以简化企业的管理流程和操作工作,提高企业管理效率,为企业节约时间和成本。
3.优化用户体验
授权决策体系可以实现高效的身份认证和授权流程,为用户提供更加便捷的服务体验。
授权决策体系的实现
授权决策体系的实现需要考虑多个因素,包括人、过程和技术等。常见的实现方式包括:
1.标准化的安全策略和操作手册
制定标准化的安全策略和操作手册,明确授权、审批等流程,提高操作可持续性和透明性。
2.安全培训和教育
加强员工安全意识教育,提高员工贯彻安全策略和保障系统安全的能力。
3.信息技术支撑
通过使用信息技术支撑授权决策体系的运行,如使用身份认证技术、加密技术、防火墙等为授权决策体系提供安全保障。
授权决策体系是企业信息安全和数据完整性的核心保障机制。企业和个人应该积极实施授权决策体系,从而保障信息安全,提高管理效率,优化用户体验。
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学校管理“赢在中层执行力”已获普遍认同。而在中小学中层执行力问题的探讨上,目前仍多限于中层“情意”的视域,如中层对学校发展愿景的追随、角色意识的悦纳、团结协作的归属、执行艺术的把握等,而对处在源头地位的学校组织结构的改进和学校决策授权的探讨,或许因其“陈旧”而有所弱化。因此,本文拟从中小学现状出发,略论现时组织结构改进及其决策授权对于提升中层执行力的作用,而鉴于中小学组织机构牵涉党政工团等复杂成分,本文所言的组织机构侧重于行政机构和准行政机构。
一、组织结构改进:中小学中层执行力提升的现实保障
1.中小学组织结构面临的冲击
上世纪90年代中后期以来,义务教育逐步普及,高等学校急促扩招,整个教育链条“前推后拉”的形势明显促使相对处在中间位置的中小学的外延增大。在区域内有一定影响的不少中小学,相继扩大办学规模,以实现所谓“满足社会对优质教育资源需求,解决发展瓶颈”的目的。规模的扩大随即带来组织层级的增加,年级组、备课组等原先尚处在“虚弱”层级的单元以不可阻挡的气势成为中小学内部组织的“实体”(准行政机构),传统的中小学组织机构体系受到冲击和挑战,在夹缝和矛盾的节点上,积极地尝试不断前行。如在年级组与处室的关系中,出现了从属式(年级组接受处室的领导)、平行式(年级组与处室成平行关系)、交叉式(相关副校长兼任年级组主任,处室干部兼任年级组副主任)等主要方式[1]。在业务处室(教务处、教科室)、年级组与教研组、备课组等的关系中,出现了多重交叉方式。这些方式采用的效度,固然因为受制于学校整体文化氛围的影响而表现出不确定性,不可贸然断定其在具体学校中的大小,但有一个较为普遍的事实是可以基本肯定的,即组织层级越多、层级交叉越多、层级关系越模糊,就越影响组织效能的提高,探寻简明高效的方式势在必行。
2.中小学中层机构权责及利益的博弈
从静态的组织结构来看,它形式的背后显然包含着权责乃至利益要件,而一旦组织结构中注入“人”这个动态元素,其间的权责纷争乃至利益索求便会显著增殖。因此,现时中小学组织结构单位及其成员的增加,自然会使内设中层机构陷入权责、利益的有意或无意的博弈。这种博弈,自然也有利于工作和事业的成分,但其负面消耗会远远大于正面效益。如此看来,从一般意义上来讲,尽量化解乃至消弭不应有的博弈,才是提升学校管理内涵及管理绩效的应有选择。但目前我们所见的事实是,某些规模较大的中小学随着机构层级的增加,责权利的纷争愈演愈烈,甚至陷入无休止的“明争暗斗”,严重影响了事业进程。从组织结构的角度,究其原因主要有以下两个方面。
(1)校内组织结构层级过多,且关系模糊以至混乱,造成处在不同层级尤其是处在中层地位的管理者无意之间的工作“缺位”和“越位”。
(2)校内组织结构更为真实的成分——机构成员整体素质偏低或过于参差不齐,造成“有意”之间的名利之争,浓厚了个人功利氛围。
可见,若要在现实背景下继续提升中层执行力,单靠部分中层管理者自身的努力,尚不足以达成期望的“效值”,必须有组织结构的有效改进。
3.组织结构改进层面的中层执行力提升法式
中小学组织结构改进的目的在于通过形式的变革为内容服务。但学校变革不等于学校改进,学校变革的核心是通过变革组织模式和形态等来改变学校现状,其变革过程具有局限性和不确定性[2]。因此,作为学校组织结构改进层面的组织机构变革也具有局限性和不确定性,这往往导致人们在变革面前的担心、忧虑。但面对窘境,采取“乐观主义准则”[3]是我们应然的选择。寻找适合自身实际的学校组织结构变革法式,图谋中层执行力的提升成为摆在眼前的任务。为此,根据理论导引和现实需要,不妨在此提出组织结构改进层面的中层执行力提升的法式以供商榷:全面统筹,精简层次,明确权责,得力选用(干部)。具体表现为,可以精简校长室(负责决策)成员,保留校长和常务副校长职位(不设其他分管副校长职位);设立学校“大办公室”(相对于原“办公室”而言,负责协调),设置“大办公室”主任和副主任职位(不设教务处、教科室、政教处、总务处主任、副主任职位),负责日常工作的安排与协调。学校“大办公室”直接管理年级组,年级组在师生管理(教育、教学、教研、服务)的过程中直接对“大办公室”负责(负责执行),“大办公室”直接对校长室负责。如此一来,学校组织机构整体看来好像仍由校长室、处室类单元、年级组等构成,但其层级关系、成员职数、权责所属等已有相对的“质”的变化,成员精简和职责明确为其主要特征,校长室处在“上层”,“大办公室”附属于校长室,年级组成为实质意义上的“中层”,实体地位更加突出,这样客观上或能更好地保障学校的运行。但不容回避的是,“人”是决定性的因素,再好的组织架构若缺乏“人”的能动支撑,组织结构变革也只能是“变革”,而不能算得上“改进”。所以,所谓“得力选用”,自然是当指向组织结构中更为真实的成分,即机构成员的选用。
二、校内决策授权:中小学中层执行力提升的有效动力
组织结构形式上的变革即或是实质上的改进,也只能在中小学组织系统层面为中层执行力的提升创造条件和提供保障。校内组织运行机制能否适合中层的成长与发展,尤其是处在运行机制源头的决策机制是否能为中层施展才智提供支持,才是中层执行力提升的更大动力。因而,配合校内组织结构变革意见,尚需提出校内决策机制建设的法式。汗牛充栋的决策研究典籍,为决策法式的确立提供了宏观依据,若能结合实际,予以灵活运用乃至合理突破,或能带来更好的实效。在上述预设组织机构框架形式下,校内决策授权的整体法式有以下几种形式。
1.决策主体由校级向中层转变
传统校内决策主体因受社会历史宏观影响和近现代企业管理科层化的束缚,大多是校长为主的校长室一帮人,他们不光在学校发展宏观方面发挥引领作用,还在学校管理中观以至微观方面层层施招,这在有利于学校运行的同时,也在相当程度上羁绊了中层的手脚,不利于中层执行力的提升。中层不能直接参与决策,只能被动执行,往往导致执行中出现“打太极拳”现象。他们对决策层可能要求的“理解的要执行,不理解的也要执行,要在执行中理解”往往难以接受。因此,最适宜的策略当是开辟途径,让中层对“不理解的到理解后再去执行”[4],或让“这种不理解尽可能地减少,能尽量地达成共识”[4]以后再执行。而“让中层理解”的最适宜方式就是参与决策,如在校级与中层职位都精简的情形下,将原来侧重于决策取向的校长办公会和原侧重于任务安排的行政办公会合并,校级与中层共同参与问题研究与决策,即可从平台建设角度,转变传统的决策主体,增强中层对决策的认同感。
1、确定目标是有效授权的灵魂
要想成功,首先要有一个明确的、现实的目标。授权时,我们一开始就应清晰地告诉员工,公司试图达到什么目标,让员工对授权目标有个明确的、具体的认识。这样员工才能根据这个了然于胸的目标,依据自己的能力,迈出一步、二步、三步,直到成功。目标不明确,不但起不到激励的作用,还会使被授权者茫然、无所适从。
2、确定授权的对象和授权的方法
企业领导者在授权时必须因时、因事、因人、因地、因条件不同,而确定授权的方法、权限大小、内容等。因而在准备授权时,我们首先要确定给什么样的人授权, 应当采取什么样的方法授权,授权的范围又是什么。
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3、授权要信任下属
“用人不疑,疑人不用”。作为企业领导者,如果你将某一项任务交给你的下属去办,那么你要充分信任你的下属能办好,因为信任具有无比的激励威力,是授权的精髓和支柱。在信任中授权对任何员工来说,是一件非常快乐而富有吸引力的事,它极大地满足了员工内心的成功欲望,因信任而自信无比,灵感迸发,工作积极性骤增,有效的激励了员工。不被信任,会让员工感到不自信,不自信就会使他们感觉自己不会成功,进而感到自己被轻视或抛弃,从而产生愤怒,厌烦等不良的抵触情绪,甚至把自己的本职工 作也“晾在一旁”。
4、不得重复授权
授权必须明确到具体的个人,不能含糊其辞,不能重复授权。出现重复授权可能是无意的,可能只是在口头上的随便讲讲,但是下级员工就会在领导语意不确的情况下,都以为这是领导交给自己的任务而开始工作。这样就会出现双头马车,造成公司资源的浪费,甚至造成公司员工的不团结。所以企业领导者授权时一定要清楚明白,千万不要出现重复授权的现象。
5、授权是要将责任和权力一起交给下属
世界上任何事情都不是绝对的,是相对的。同样的,在企业管理中责任与权力也是相对的。然而,很多的公司的职业经理人在授权普遍存在一个误区,就是在授权时只给下属相应的责任而没有给下属充分的权力,这种授责不授权的做法是大错而特错的。只有责任而没有权力,则不利于激发下属的工作热情,即使处理职责范围内的问题也需不断请示管理者,这势必造成下属的压抑。只有权力而没有责任,又可能会使下属不恰当地滥用权力,这最终会增加企业管理者的过程控制难度。
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6、进行反馈与控制
作为企业管理者,在授权的过程中,为保证下属能及时完成任务,管理者必须对被授权者的工作不断进行检查,掌握工作进展信息,或要求被授权者及时反馈工作进展情况,对偏离目标的行为要及时进行引导和纠正。同时管理者必须及时进行调控:当被授权者由于主观不努力,没有很好地完成工作任务,必须给予纠正;对不能胜任工作的下属要及时更换;对滥用职权,严重违法乱纪者,要及时收回权力,并予以严厉惩处;对由于客观原因造成工作无法按时进展的,必须进行适当协助。授权不是不加监控的授权,在授权的同时应附以有效的控制措施,这样才能使授权发挥更好的作用。
例文:(“_”表示空格)
敬爱的XX(或亲爱的,等):
__您好!
__(正文)
此致
__敬礼!
____________________________________(姓名)
____________________________________(日期)
又及:(注:手写书信,在写完以上内容后又想起有内容要写时用)
__(内容)
1.书信格式
2.收信人的辈分和写信的口气
3.写信字型(整洁干净,大方美观)
4.落款位置和日期
5.写信目的和立场
6.写信用纸(Email则可适当选择信纸背景以烘托主题)
7.信件封面格式和收信人尊称
书信写作格式
书信历史悠久,其格式也几经变化。今天,按通行的习惯,书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。
1.称呼
也称“起首语”,是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼和署名要对应,明确自己和收信人的关系。(具体可参见第四编《应酬称谓》)称呼可用姓名、称谓,还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则:
(1)给长辈的信。若是近亲,就只写称谓,不写名字,如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等;亲戚关系的,就写关系的称谓,如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈,可在称谓前加名或姓,如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系,可直接用对方名字,爱称加修饰语或直接用修饰语,如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信,可直接用名字、暱称或加上“同学”、“同志”,如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
(3)给晚辈的信。一般直接写名字,如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓,如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼,如“孙女”、“儿子”等。
(4)给师长的信,通常只写其性或其名,再加“老师”二字,如“段老师”、“周师傅”、“巨集海老师”等。对于十分熟悉的师长,也可单称“老师”、 “师傅”。假如连名带姓,在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”,就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长,往往在姓后加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见,也有以职务相称的,如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
(5)给一个单位或几个人的信,又不指定姓名的,可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信,可直接写机关团体名称。如 “XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或职务作称呼,亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的,两个称呼应上下并排在一起,也可一前一后,尊长者在前。
上述五种场合,有时还可按特殊物件,视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词,以表示敬重或亲密之情。当然,这要用得适宜,如对好友称“尊敬的”,反而显得见外,对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”,那就有失检点了。
2.正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。
问候语之后,常有几句启始语。如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通讯,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。
3.结尾
正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。)
结尾的习惯写法有两种:
(1)在正文写完之后,紧接着写“此致”,转一行顶格或空两格写“敬礼”。
(2)不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词,一定要另起一行空两格,不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”,再空两格写上“安好”、“健康”等。
4.署名和日期
在书信最后一行,署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友,可加上自己的称呼,如儿、弟、兄、侄等,后边写名字,不必写姓。如果是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上。而在署名之后,有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等,以示尊敬。上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项,用以注明写完信的时间,写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点,尤其是在旅途中写的信,更应如此。
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